Pasos para la Formalizacion de una empresa

La informalidad en nuestro país es preocupante. De cada 10 empresas peruanas 7 son informales, según cifras de la Cámara de Comercio de Lima (CCL). ¿A qué se debe esto? Juan Miguel Tirado, Director Regional de Marketing de Gosocket, red social empresarial líder en facturación electrónica, explica que en el corto plazo ser informal parece más rentable, ya que se evitan pagos de impuestos, licencias, entre otros costos, sin embargo, a largo plazo la informalidad resulta muy costosa.

“La inestabilidad laboral que genera un negocio informal, hace que la rotación de personal sea alta, lo cual afecta la productividad y crecimiento de las empresas. Además, tienen acceso restringido al crédito, carecen de garantías policiales y judiciales, están desprotegidas ante un siniestro y accidentes laborales, viven en la incertidumbre de ser fiscalizados por la SUNAT y la SUNAFIL, y no cuentan con capacidad de acceder a mercados internacionales o grandes clientes nacionales”, explica Tirado. Ante este panorama, el experto de Gosocket señala que formalizar nuestra empresa es muy fácil, y lo podemos lograr en 10 pasos:

1. Elegir y registrar el nombre de su empresa

Primero debemos verificar en Sunarp que no exista otro nombre o razón social idéntico. La tasa registral cuesta S/5.00 y demora un promedio de 20 a 30 minutos. Este trámite se puede realizar por la vía física (atención en ventanillas) o mediante el Servicio de Publicidad Registral en Línea (SPRL), y el plazo para su calificación es de 24 horas. El costo de la reserva es de S/21.00 que garantizan que nadie puede utilizar el nombre elegido.

2. Elaborar la minuta

Indicar el tipo de empresa que se constituirá, datos de los socios y accionistas, aportes económicos, dirección comercial, inicio de actividades, número y tipo de bienes que se aportan. Para esto es recomendable contar con un abogado. Para las Mypes este proceso es gratuito en las oficinas del Ministerio de la Producción.

3. Elevar la Escritura Pública

Luego, debemos llevar la minuta al notario, adjuntando una constancia del capital, inventario de los bienes, y el certificado de Registros Públicos para generar la Escritura Pública, que es el documento que da fe de que la constitución es legal. Cabe destacar que PRODUCE cuenta con una lista de notarías afiliadas al programa Mi Empresa, que ofrecen descuentos en los trámites de Escritura Pública y Registros Públicos.

4. Inscribir el RUC

El siguiente paso es acudir a la SUNAT para obtener el número de RUC para contribuyente como Persona Jurídica o Persona Natural. Este trámite no tiene costo y se puede hacer en un solo día.

5. Seleccionar régimen tributario

También se realiza en SUNAT. Tienes 4 opciones: el Nuevo Régimen Único Simplificado (RUS), recomendado para negocios pequeños con ventas mensuales menores a S/8,000 en los que solo se necesitan emitir boletas de venta, pero no facturas; Régimen Especial de Renta (RER), que permite emitir todo tipo de comprobantes de pago y no obliga a presentar declaraciones anuales, sin embargo, las ventas anuales no deben superar los S/. 525,000, y se deben de tener 10 trabajadores como máximo por turno de trabajo; el Nuevo Régimen MYPE Tributario, pensado en la micro y pequeña empresa, cuyos ingresos no superen las 1,700 UIT, hay límites en compras y se puede emitir todo tipo de comprobantes de pago, pero a diferencia de las anteriores opciones no tienen actividades restringidas; y el Régimen General (RG), dirigido a negocios más grandes, se diferencia de las demás porque no se tiene límite de ventas ni de compras.

6. Comprar y legalizar libros contables

Los tipos de libros o registros contables dependerá del Régimen Tributario en el que se encuentre, sea como Persona Natural con Negocio o en el que se encuentre la Persona Jurídica (empresa). También dependerá del volumen de los ingresos anuales que estime obtener por el desarrollo de su actividad empresarial. Hay dos tipos de libros principales: el Registro de Compras, es un libro obligatorio en el que se anotan en orden cronológico y correlativo todos los comprobantes de pago por las adquisiciones tanto de bienes o servicios, que tú o tu empresa realicen en el desarrollo de sus operaciones; y el Registro de Ventas e Ingresos, es un libro obligatorio en el que se anotan en orden cronológico y correlativo todos los comprobantes de pago (facturas, boletas de venta, etc.) que tú o tu empresa emitan en el desarrollo de sus operaciones.

7. Presentación de planillas

Esto se debe hacer ante el Ministerio de Trabajo en caso se cuente con más de 3 trabajadores a su cargo bajo contrato. Recuerda que los trabajadores de planilla deben ser inscritos en EsSalud y un AFP y ONP.

8. Solicitar la licencia municipal

Se realiza en el municipio donde se ubicará la empresa, para ello, se debe presentar solicitud de Licencia de Funcionamiento con carácter de declaración jurada, vigencia de poder del representante legal, en el caso de personas jurídicas u otros entes colectivos, declaración jurada de Observancia de Condiciones de Seguridad o Inspección Técnica de Seguridad en Defensa Civil de Detalle o Multidisciplinaria.

9. Obtener autorizaciones complementarias

Son permisos especiales para la venta de algunos productos según el tipo de negocio, como licorerías, farmacias, transporte público, entre otros.

10. Formalizar los procesos de facturación 

La mejor opción es trabajar con facturas electrónicas, sea utilizando la plataforma de SUNAT o de un proveedor como Gosocket, porque son seguras e infalsificables. Además, las facturas electrónicas generan beneficios al negocio, como ahorran costos de impresión, almacenaje y facilitan los procesos administrativos. Asimismo, la facturación electrónica brinda acceso al crédito, factoring, pagos electrónicos, recaudación, pagos digitales y conciliación electrónica en el mundo B2B.